Een sponsorvoorstel is het document waarmee je een merk overtuigt om in jou te investeren. Een mediakit is de feitelijke onderbouwing daarachter: je cijfers, je bereik en wat een merk via jou kan laten zien. Deze gids beschrijft hoe je beide opbouwt en welke getallen erin horen.
Het verschil tussen voorstel en mediakit
De twee documenten doen iets anders en je gebruikt ze op een ander moment.
Een mediakit is je standaard-presentatie: een vast overzicht van wie je bent, je cijfers en wat je biedt. Je werkt het een paar keer per jaar bij en stuurt het naar iedereen die het opvraagt. Het is feitelijk en niet op één merk toegesneden.
Een sponsorvoorstel is een gerichte aanvraag aan één specifiek merk. Het bouwt voort op je mediakit, maar voegt toe waarom juist dit merk bij jou past, wat je concreet voor hen wilt doen en wat je daarvoor vraagt. Een voorstel zonder die toespitsing leest als een rondzendmail en valt af.
In de praktijk maak je de mediakit één keer goed, en schrijf je per merk een kort voorstel van een halve tot anderhalve pagina dat ernaar verwijst of het als bijlage meestuurt.
Wat er in de mediakit hoort
Een merk wil snel kunnen inschatten of je bij hun doelgroep past en of je betrouwbaar bent. Houd de kit visueel rustig, met een paar goede foto's en weinig tekst per onderdeel.
| Onderdeel | Wat je erin zet |
|---|---|
| Korte introductie | Naam, niveau, discipline, paard(en), waar je rijdt en traint |
| Bereik per kanaal | Volgers, gemiddelde betrokkenheid, bereik per post of story |
| Publiek | Globale verdeling: leeftijd, land, ruiter versus liefhebber |
| Wedstrijdkalender | Aantal starts per jaar, niveau, opvallende wedstrijden |
| Eerdere samenwerkingen | Merken waarmee je werkte en wat je leverde |
| Wat je biedt | Concrete vormen van zichtbaarheid (zie verderop) |
| Contact | E-mail en de kanalen waarop je bereikbaar bent |
Houd de getallen kloppend. Een merk dat later merkt dat je cijfers opgeklopt waren, stopt en vertelt het door in een kleine wereld.
De cijfers die het meest wegen
Veel ruiters leiden hun voorstel met het aantal volgers. Een merk kijkt verder, omdat een groot maar passief publiek weinig oplevert. De getallen die wegen:
- Bereik per post — hoeveel unieke mensen een bericht doorgaans zien. Bij de meeste accounts ligt dat ruim onder het volgersaantal.
- Betrokkenheid (engagement) — likes, reacties, opslaan en delen samen, gedeeld door het bereik. Een betrokkenheidspercentage van grofweg 3 tot 6 procent geldt op de meeste platforms als gezond; daaronder is het publiek tamelijk passief, daarboven juist sterk.
- Doorkliks — als je al kortingscodes of links hebt gedeeld: hoeveel mensen klikten of kochten. Dit is voor een merk het overtuigendst, omdat het direct resultaat laat zien.
- Samenstelling van je publiek — een kleiner publiek dat vol zit met ruiters in jouw discipline is voor een tuig- of voermerk waardevoller dan een groot, gemengd publiek.
Geef cijfers als realistische gemiddelden over de afgelopen maanden, niet als de uitschieter van je beste post. Vermeld de meetperiode erbij, zodat de getallen navolgbaar zijn.
Bereik en exposure onderbouwen
"Exposure" wordt vaak als vaag begrip gebruikt, maar je kunt het concreet maken. Vertaal het naar het aantal momenten dat een merk via jou zichtbaar wordt, en koppel daar zo veel mogelijk een getal aan.
Denk aan deze bronnen van zichtbaarheid:
- Social media — geplande posts en stories per maand, met het verwachte bereik per stuk.
- Wedstrijden — een logo op je dekje, zadeldek of vrachtwagen wordt gezien door publiek ter plaatse en op wedstrijdfoto's en livestreams. Schat het aantal starts en het gemiddelde publiek per wedstrijd.
- Clinics en open dagen — fysiek contact met precies de doelgroep van het merk.
- Hergebruik — content die jij maakt en die het merk vervolgens zelf op zijn eigen kanalen plaatst. Dat vergroot het bereik buiten jouw eigen volgers.
Sommige ruiters rekenen een geschatte mediawaarde uit: bereik maal een tarief per duizend weergaven. Dat geeft een ruwe indicatie, maar gebruik het voorzichtig. De aannames zijn zacht en een merk prikt door te optimistische berekeningen heen. Een nuchter overzicht van concrete zichtbaarheid overtuigt doorgaans beter dan een opgepoetst eindbedrag.
Een voorbeeldstructuur voor het voorstel
Het voorstel zelf is kort en gericht. Een werkbare opbouw:
- Aanhef en aanleiding — waarom je juist dit merk benadert, en dat je hun producten kent en gebruikt.
- Wie je bent — twee tot drie zinnen: niveau, discipline, paard en waar je naartoe werkt.
- Je bereik — de kerncijfers uit je mediakit, beknopt.
- Wat je voorstelt — het pakket: aantal posts, vermelding op dekje of vrachtwagen, aanwezigheid bij clinics, content die zij mogen gebruiken. Maak het zo concreet dat een merk het kan beoordelen.
- Wat je vraagt — producten, korting of een bedrag. Noem een richtbedrag of een vorm; "wat sponsoring" laat een bedrijf niets afwegen.
- Afsluiting — een uitnodiging om kort te bellen of af te spreken, en je mediakit als bijlage.
Bied desgewenst een paar varianten aan, bijvoorbeeld een productpakket en een uitgebreider pakket met geldbijdrage. Zo kan het merk kiezen op een niveau dat bij hun budget past, in plaats van ja of nee te zeggen op één vast voorstel.
Praktische punten bij het maken
Een paar dingen die het verschil maken tussen een voorstel dat blijft liggen en een dat antwoord krijgt:
- Stuur een pdf, geen los bestand dat verschuift. De opmaak blijft dan intact op elk scherm.
- Houd het kort. Mediakit twee tot vier pagina's, voorstel een halve tot anderhalve. Een merk leest het tussen het werk door.
- Richt je aan een persoon, niet aan "het marketingteam". Zoek de juiste contactpersoon en gebruik diens naam.
- Werk de cijfers bij voor je verstuurt. Verouderde getallen ondermijnen je geloofwaardigheid meteen.
- Houd bij wat je naar wie stuurt en volg na een week of twee een keer beleefd op.
Voor de context rondom deze documenten — welke soorten sponsors er zijn en wat per niveau realistisch is — zie Sponsors binnenhalen als ruiter. Houd er ook rekening mee dat gratis producten en geldbijdragen fiscaal kunnen meetellen; voor je eigen situatie zie Btw en belasting in het paardenbedrijf.
Zie ook: Sponsors binnenhalen als ruiter · Niveau: pro · Jargon-termen voor dit niveau